从选硬件到选方案 办公打印设备采购

除了成本控制，信息安全也是企业改善办公打印设备管理的一个重要方面，IBM收购Lotus的内幕交易案就是这方面著名的案例之一。1995年3月，IBM向Lotus提出友好收购建议，当时Lotus的股价在30美元～35美元之间，而IBM终的收购价为64美元。但在收购过程中，IBM一位女秘书劳伦从公司的复印文件中看到了IBM收购Lotus的协议，并在正式宣布前通过朋友购买了大量的股票。终这个消息传了出去，共有25人根据这一消息购买了Lotus的股票获利130万美元，结局则是相关人员被提起内幕交易诉讼并处以罚款。而在我们身边也会出现很多类似的事情，往往一个销售同事获得了企业特批的价格，却在给客户打印报价单时不小心被别的销售同事看到，在企业内部挑起事端；而人力资源行政部的同事，也遇到过印工资条时，不注意让其他员工了解到了非本人的薪资信息，带来很多不必要的麻烦。

提高办公打印设备的可管理性是一个重要课题

科技的发展是为了在提高效率的同时更加节省人力，人们都希望一些规律化的事务能够更多地交给机器管理，因此更希望机器能像人一样智能。但随着办公规模的扩大，办公设备的增多，耗费的人力成本却有增无减。办公打印设备为高速办公提供了帮助，然而任何机器都需要维护和保养，偶尔的卡纸、缺纸或碳粉不足都会影响办公的流畅性。而在解决种种小问题的过程中所耗费的寻找相关人员、查找问题原因的时间有时比解决问题耗费的时间更久。而机器的使用情况又难以监控，如何及时平衡每台机器的使用率，针对使用率较高的机器进行重点维护也成为问题。多元化的办公方式需要的是一元化的设备管理，优秀的文印管理系统不应该单单只解决文档的管理问题，也应该对设备进行有效的监控。

文印管理的部署包括了多个方面和步骤